FAQ sul CIRS e CIRRNET
La Gestione CIRRNET ha redatto una panoramica delle domande più frequenti relative a CIRS e CIRRNET.
Avete domande a cui non trovate risposta qui? Non esitate a contattarci all’indirizzo cirrnet@patientensicherheit.ch.
Domande e risposte sul CIRS (gestione generale)
Cosa deve essere segnalato al CIRS?
Il CIRS è da intendersi come un sistema di apprendimento che raccoglie informazioni il più possibile complete sui rischi clinici. Nella sua concezione originaria, serviva principalmente a registrare eventi che comportavano pericoli per pazienti, collaboratori o terzi. Nel corso del tempo, tuttavia, è emerso che non devono essere segnalati solo gli incidenti verificatisi, ma anche le costellazioni/situazioni che non hanno ancora portato a incidenti critici, ma che indicano problemi rilevanti per la sicurezza. Ciò solleva ripetutamente la questione se ciò sia ancora in linea con l’idea di base del CIRS. In assenza di direttive vincolanti a livello generale, ogni organizzazione può stabilire individualmente quali segnalazioni sono idonee per il CIRS locale. La Fondazione Sicurezza dei pazienti Svizzera raccomanda tuttavia di limitare il più possibile le restrizioni nell’acquisizione di informazioni rilevanti per la sicurezza. Diverso è il caso di eventi che hanno causato danni evidenti. In questo caso, sono soprattutto considerazioni di natura giuridica a sconsigliare la registrazione nel sistema di segnalazione degli errori (vedi “Perché il CIRS dovrebbe limitarsi a eventi che non hanno avuto conseguenze gravi?”). Pertanto, si è dimostrato efficace orientare il CIRS principalmente alle categorie da A a D (secondo la classificazione NCC MERP modificata) e documentare o elaborare i casi di danno in altro modo.
Il CIRS deve essere sempre anonimo?
Il principio secondo cui le segnalazioni ai sistemi di segnalazione degli errori devono essere anonime deriva da altri settori in cui vigono in parte normative diverse. L’esperienza dimostra tuttavia che nel settore sanitario non è possibile garantire pienamente l’anonimato. Spesso è addirittura relativamente facile ricondurre gli incidenti segnalati a una determinata unità organizzativa o addirittura a una singola persona. Per questo motivo, molte istituzioni hanno deciso di non definire più i CIRS come anonimi, garantendo invece un trattamento riservato delle informazioni ricevute. Poiché molti collaboratori hanno fiducia nel sistema e nelle persone che trattano i casi e sono anche disposti a fornire informazioni supplementari in un secondo momento, alcune piattaforme CIRS consentono ai segnalanti di rivelare volontariamente la propria identità. A tal fine è utile introdurre misure aggiuntive per creare fiducia e proteggere queste persone (vedi. «Come possono essere protetti gli informatori che rivelano volontariamente la propria identità?»).
Quali dati e cifre possono essere ricavati dal CIRS?
È ovviamente parte integrante delle misure di base della gestione CIRS ottenere una panoramica quantitativa delle segnalazioni ricevute e, in particolare, registrare tempestivamente un aumento o una diminuzione della frequenza delle segnalazioni. La regola empirica spesso propagandata secondo cui molte segnalazioni sono da considerarsi fondamentalmente un segno positivo di una cultura della sicurezza consolidata vale tuttavia solo se i rapporti sugli eventi presentano anche una certa qualità in termini di contenuto (vedi “Come si può valutare la qualità delle segnalazioni?”). È inoltre importante quantificare la distribuzione dei singoli casi nel sistema di categorie utilizzato. Tuttavia, non si può pretendere di dedurne la frequenza effettiva di determinati eventi. Poiché le segnalazioni CIRS vengono redatte dai collaboratori su base volontaria e sono influenzate da molteplici fattori, il sistema non è in linea di principio idoneo per l’elaborazione di risultati statisticamente validi. La Fondazione Sicurezza dei pazienti Svizzera raccomanda invece valutazioni sintetiche in cui i rischi e le costellazioni di errori rilevati vengano rappresentati soprattutto in termini qualitativi.
Come può essere valutata la qualità delle segnalazioni?
Poiché l’efficacia del CIRS dipende in larga misura dalla qualità delle segnalazioni inserite, è necessario prestare particolare attenzione a questo fattore di successo. Tuttavia, non esistono criteri universalmente validi per effettuare tali valutazioni. Ciononostante, sulla base delle caratteristiche tipiche di una segnalazione CIRS adeguata è possibile effettuare almeno una valutazione orientativa. Idealmente, una segnalazione di questo tipo dovrebbe contenere
a) la descrizione di un evento che rappresenta un rischio clinico,
b) informazioni sufficienti sulle costellazioni di errori alla base dell’evento, sui fattori scatenanti, favorenti o concomitanti,
c) le misure adottate e
d) le circostanze che hanno impedito un danno al paziente.
Se queste informazioni sono normalmente disponibili, è possibile attestare l’alta qualità delle segnalazioni. Se invece le segnalazioni contengono principalmente descrizioni sintetiche di eventi senza un contenuto informativo sufficiente, descrizioni di eventi irrilevanti senza rilevanza per la sicurezza, espressioni generiche di malcontento e rimproveri rivolti a persone o gruppi professionali, si può presumere che esista un potenziale di ottimizzazione. Questa constatazione dovrebbe quindi portare a influenzare il comportamento di segnalazione dei collaboratori (vedi «È possibile influenzare il comportamento di segnalazione dei collaboratori?»).
Come gestire le segnalazioni con scarso contenuto informativo?
In ogni sistema di segnalazione degli errori vengono inserite ripetutamente segnalazioni che indicano rischi già noti o che sono redatte in modo molto succinto e senza le informazioni dettagliate necessarie. Dato l’elevato numero di segnalazioni di incidenti pervenute, si tende spesso a ignorare questi casi o a classificarli come non rilevanti e a non trarne alcuna conseguenza. Tuttavia, si può presumere che per la persona che ha effettuato la segnalazione fosse importante condividere le informazioni relative a questo errore o a questo rischio clinico. La motivazione potrebbe essere, ad esempio, l’indicazione di un rischio persistente e non ancora superato. Pertanto, anche queste segnalazioni dovrebbero essere prese sul serio e considerate come un’indicazione dello stato attuale della situazione in loco. In particolare, le informazioni ricorrenti possono richiamare l’attenzione su problemi permanenti irrisolti nel corso del tempo e possono quindi essere utili per il monitoraggio dei rischi. Allo stesso tempo, è opportuno non limitarsi a trattare singoli casi, ma pensare sempre più in termini di tematiche o aree problematiche (vedi «Ogni segnalazione CIRS deve essere trattata separatamente?»).
Ogni segnalazione CIRS deve essere trattata separatamente?
In molte strutture, il numero delle segnalazioni CIRS pervenute, con un contenuto informativo talvolta molto variabile, supera il tempo a disposizione per dedicare la stessa attenzione a tutte le segnalazioni. Una possibilità per affrontare questo problema è quella di non trattare più i singoli casi in modo isolato, ma di considerarli nel loro insieme e raggruppare le segnalazioni in diversi blocchi tematici. Questo approccio non solo facilita una migliore gestione dei numerosi casi singoli, ma offre anche la possibilità di acquisire maggiori conoscenze. Molte segnalazioni CIRS contengono solo informazioni parziali, ma in combinazione con segnalazioni di eventi simili possono fornire un quadro più completo della tematica descritta. Si raccomanda pertanto di limitare l’elaborazione delle singole segnalazioni ai casi particolari e di procedere altrimenti ad analisi sintetiche.
Come si può promuovere lo scambio di informazioni tra i circoli di segnalazione?
Se il sistema di segnalazione di un’organizzazione è suddiviso in più gruppi di segnalazione, sussiste il rischio che le informazioni ottenute non vengano scambiate in modo adeguato tra i singoli organi. Questo problema è particolarmente probabile quando la suddivisione è fortemente orientata alle strutture organizzative e quando a settori correlati dal punto di vista tecnico (ad es. reparti ospedalieri) sono assegnate competenze diverse. In questo caso, spetta in primo luogo ai responsabili generali del CIRS garantire lo scambio interno di informazioni. A tal fine, occorre garantire non solo la comunicazione tra i rispettivi referenti dei distretti di segnalazione, ma anche tra i settori specialistici omologhi. Se ciò non è praticabile, può essere opportuno istituire ulteriori organi di scambio o riesaminare criticamente la struttura attuale e, se necessario, adeguarla.
Quali sono le raccomandazioni relative ai tempi di elaborazione delle segnalazioni ricevute?
Poiché il CIRS è un sistema interno all’organizzazione, non esistono direttive generali in materia. La Fondazione Sicurezza dei pazienti Svizzera raccomanda tuttavia di esaminare le segnalazioni tempestivamente dopo il loro ricevimento (ad es. al più tardi il giorno lavorativo successivo). L’ulteriore procedura dipende dall’esistenza di un fabbisogno di intervento urgente o dal fatto che si tratti piuttosto di una segnalazione di routine che può essere trattata nei consueti organi e comunicata anche nei canali informativi esistenti. Per le segnalazioni rilevanti dovrebbe tuttavia essere prevista la possibilità di agire rapidamente e di comunicare al di fuori dei canali consueti.
Come possono essere protetti i segnalanti che rivelano volontariamente la propria identità?
Se i segnalanti rivelano volontariamente la propria identità, devono essere protetti nel miglior modo possibile all’interno della loro istituzione da conseguenze professionali e danni alla reputazione causati da valutazioni inappropriate. Ciò può essere ottenuto, ad esempio, trattando i nomi citati in modo confidenziale esclusivamente all’interno degli organi CIRS competenti. Gli elenchi pubblici dei casi o le segnalazioni inoltrate ad altre persone dovrebbero essere sempre anonimi. Si raccomanda inoltre di cancellare i nomi quando non sono più necessarie ulteriori richieste di chiarimenti e il caso è chiuso. Per creare un clima di fiducia, tali disposizioni dovrebbero essere portate a conoscenza dei collaboratori e fissate in modo vincolante, ad esempio nel regolamento CIRS.
Le segnalazioni CIRS possono essere inoltrate in modo sicuro via e-mail?
La sicurezza della comunicazione via e-mail dipende da diversi fattori (account di posta elettronica privato o aziendale?, crittografia?, affidabilità dei destinatari?, password utilizzate? ecc.). Pertanto, l’invio di segnalazioni CIRS tramite questo canale può essere insicuro. Se si desidera comunque utilizzare questo canale di comunicazione (ad es. per l’inoltro mirato a collaboratori esterni agli organi CIRS), occorre tenerne conto. È importante soprattutto adattare i testi delle segnalazioni in modo tale che siano resi anonimi e giuridicamente inoffensivi.
È possibile influenzare il comportamento dei collaboratori in materia di segnalazione?
Le segnalazioni CIRS vengono inserite dai collaboratori su base volontaria e sotto la propria responsabilità. Non è quindi possibile influire direttamente sulla redazione dei singoli rapporti sugli eventi e sulla frequenza delle segnalazioni. Inoltre, sarebbe in contrasto con l’idea alla base del CIRS, ad esempio, ordinare la presentazione di segnalazioni o prestabilire i contenuti da comunicare. Tuttavia, è possibile influenzare indirettamente il comportamento dei collaboratori. Da un lato, è possibile aumentare la frequenza delle segnalazioni sottolineando ripetutamente il senso e lo scopo del CIRS. A tal fine è particolarmente importante presentare gli effetti del sistema di segnalazione in modo positivo, al fine di confutare l’impressione ricorrente di inefficacia. D’altro canto, è possibile influenzare indirettamente anche i contenuti delle segnalazioni. Ciò riesce particolarmente bene presentando segnalazioni esemplari sia dal punto di vista tematico che contenutistico. Gli esempi negativi relativi agli eventi da segnalare hanno invece un effetto piuttosto controproducente. Per evitare un calo della frequenza delle segnalazioni, è quindi opportuno comunicare ai collaboratori il minor numero possibile di restrizioni.
Domande e risposte sul CIRS (aspetti giuridici)
Esistono disposizioni di legge relative al periodo di conservazione dei casi CIRS?
A differenza della documentazione relativa al trattamento, il CIRS non è regolamentato dalla legge, pertanto non esistono obblighi vincolanti o restrizioni relativi alla conservazione delle segnalazioni CIRS. Ogni organizzazione deve quindi decidere autonomamente in che modo e in quale misura archiviare i casi CIRS ricevuti. La Fondazione Sicurezza dei pazienti Svizzera raccomanda di conservare le segnalazioni CIRS in formato digitale a lungo termine, in modo che possano essere consultate in qualsiasi momento anche in un secondo momento. In questo modo è possibile effettuare valutazioni anche in un secondo momento o cercare in modo mirato segnalazioni precedenti relative a determinati problemi. È tuttavia necessario che i testi delle segnalazioni siano resi anonimi in modo affidabile e che nella banca dati non siano presenti segnalazioni «delicate» dal punto di vista giuridico (ad esempio casi in cui i pazienti hanno subito danni).
Perché il CIRS dovrebbe limitarsi a eventi che non hanno avuto conseguenze gravi?
Affinché il CIRS possa essere efficace come sistema di apprendimento, è necessario raccogliere segnalazioni che contengano il maggior numero possibile di informazioni utili. A tal fine sono particolarmente adatte le descrizioni di eventi che hanno quasi provocato conseguenze gravi («near miss»). Da questi è possibile dedurre, da un lato, le cause di eventi più gravi e, dall’altro, le barriere di sicurezza funzionanti che hanno impedito il peggio. Allo stesso tempo, la limitazione ai Near Miss (secondo le categorie da A a D della classificazione NCC MERP modificata) serve anche a tutelare giuridicamente l’intero sistema e i singoli collaboratori dall’utilizzo delle segnalazioni CIRS in procedimenti penali o civili. Fino a quando non sarà garantita con certezza la protezione richiesta contro l’utilizzo come mezzo di prova (vedi mozione 18.4210), la Fondazione Sicurezza dei pazienti Svizzera raccomanda di limitare la raccolta del CIRS ai soli near miss.
Cosa devono diventare le segnalazioni che riportano danni manifesti ai pazienti?
Il CIRS deve essere considerato uno strumento di apprendimento e non deve essere inteso come un sistema di documentazione di eventi gravi. Le segnalazioni che riportano danni manifesti ai pazienti non devono essere conservate nella banca dati CIRS a causa del rischio di un utilizzo a fini legali e dell’impossibilità di garantire l’anonimato dei pazienti interessati. Ciò non significa tuttavia che tali casi debbano essere ignorati e non analizzati. A tal fine sono necessari altri metodi e procedure di elaborazione. La Fondazione Sicurezza dei pazienti Svizzera raccomanda pertanto di conservare le segnalazioni relative a eventi gravi in forma adeguata (ad es. come file PDF separato), di integrarle nella documentazione dell’evento e di cancellarle dalla banca dati CIRS.
Perché nella documentazione relativa al trattamento non è consentito fare riferimento alle segnalazioni CIRS?
Quando nella documentazione relativa al trattamento vengono descritti incidenti, ciò deve avvenire in modo obiettivo e senza attribuzioni di colpa o speculazioni. Nelle segnalazioni CIRS è invece espressamente auspicabile indicare gli errori, formulare ipotesi sulle cause o segnalare omissioni. A causa dei diversi obiettivi (documentazione del decorso del trattamento e acquisizione di informazioni per un sistema di apprendimento), questi sistemi non devono essere mescolati tra loro. Un riferimento incrociato nella documentazione del trattamento (ad es. «segnalazione CIRS effettuata») non solo comprometterebbe l’anonimato dei pazienti, ma comporterebbe anche il rischio che, in caso di procedimento penale, la segnalazione CIRS venga sequestrata e utilizzata come prova.
Domande e risposte sul CIRRNET
Come può essere utilizzata la banca dati CIRRNET?
La banca dati CIRRNET contiene attualmente oltre 10’500 segnalazioni CIRS provenienti da diverse strutture e settori dell’assistenza sanitaria. Le strutture che partecipano a CIRRNET ricevono un login per l’area riservata agli utenti, dalla quale è possibile accedere alla banca dati. Le segnalazioni possono essere filtrate tramite diverse funzioni di selezione (lingua, categoria OMS, area specialistica, periodo). Particolarmente utile è la ricerca full-text liberamente selezionabile, che consente di trovare tutte le segnalazioni contenenti i termini chiave corrispondenti.
Le istruzioni per l’utilizzo della banca dati CIRRNET sono disponibili nell’area utenti registrati alla voce «Istruzioni e documenti».
La Fondazione Sicurezza dei pazienti Svizzera/CIRRNET offre sistemi di segnalazione per i fornitori di prestazioni?
La Fondazione Sicurezza dei pazienti Svizzera è un ente senza scopo di lucro e non è in concorrenza con le applicazioni CIRS commerciali. Per questo motivo CIRRNET non offre sistemi di segnalazione per i fornitori di prestazioni. Esistono tuttavia diversi modelli di cooperazione con vari fornitori di software che possono comprendere non solo il collegamento alla rete, ma anche prestazioni aggiuntive (ad es. assistenza/collaborazione su mandato).
Cosa è necessario per collegarsi a CIRRNET?
CIRRNET è una piattaforma di raccolta per segnalazioni CIRS particolarmente rilevanti. Per il collegamento alla rete è quindi necessaria l’esistenza di un sistema locale di segnalazione di errori e di una struttura di segnalazione consolidata. È inoltre necessario essere disposti a versare un contributo finanziario annuale, a fornire le risorse necessarie e a chiarire le responsabilità interne all’azienda per garantire la continuità del personale di riferimento. Per la trasmissione delle segnalazioni CIRS è inoltre necessario creare un’interfaccia con la banca dati CIRRNET.
Perché è necessario versare un contributo finanziario per il collegamento a CIRRNET?
CIRRNET è sostenuto dalla Commissione federale per la qualità (CFQ), ma la Fondazione Sicurezza dei pazienti Svizzera dipende anche dal sostegno finanziario delle istituzioni collegate per poter fornire i suoi numerosi servizi (Quick-Alert, Quick-Info, seminari CIRRNET, incontri CIRRNET, Incident Talk, ecc.). Occorre inoltre tenere conto delle attività necessarie al funzionamento di CIRRNET, ma che sfuggono in gran parte a una valutazione esterna (servizi di assistenza e consulenza, gestione della banca dati, gestione degli utenti, ecc.). In cambio, CIRRNET offre anche servizi che possono essere utilizzati esclusivamente dalle istituzioni affiliate (vedi «Quali vantaggi offre CIRRNET a un’organizzazione?»).
Quali vantaggi offre CIRRNET a un'organizzazione?
Oltre alla possibilità di accedere alla banca dati, un’organizzazione affiliata a CIRRNET può usufruire di numerosi altri vantaggi. A seconda del tipo di contratto stipulato, l’istituzione può ad esempio beneficiare di servizi di assistenza gratuiti (consulenza, formazione, ecc.) per un massimo di mezza giornata lavorativa e di altre agevolazioni sui servizi offerti dalla Fondazione Sicurezza dei pazienti Svizzera. I collaboratori hanno inoltre la possibilità di partecipare gratuitamente agli eventi CIRRNET. Ma soprattutto, il sostegno all’apprendimento interregionale e lo scambio con CIRRNET o altre istituzioni promuovono attivamente la cultura della sicurezza, generando così un vantaggio strategico.
Perché in CIRRNET non è possibile inserire direttamente le segnalazioni?
CIRRNET si considera una piattaforma in cui vengono raccolte informazioni particolarmente rilevanti sui rischi clinici provenienti da tutta la Svizzera. A tal fine, si è rivelata efficace la collaborazione con i sistemi di segnalazione locali dei diversi settori dell’assistenza sanitaria e l’utilizzo dei casi ivi segnalati. A livello locale, le segnalazioni CIRS di rilevanza sovraregionale vengono selezionate in base a criteri prestabiliti e poi inoltrate a CIRRNET. In questo modo non solo si evitano duplicazioni, ma si garantisce anche un’elevata qualità dei contenuti della banca dati CIRRNET. Per questo motivo la Fondazione Sicurezza dei pazienti Svizzera rinuncia consapevolmente all’inserimento diretto. Solo durante il mese delle segnalazioni CIRRNET è possibile segnalare direttamente tramite il modulo di registrazione, per consentire anche alle istituzioni non collegate di inserire dati.
Le segnalazioni CIRRNET redatte prevalentemente in lingua tedesca possono essere utilizzate anche nelle parti francofone o italofone del Paese?
Sebbene la maggior parte delle segnalazioni CIRRNET sia redatta in lingua tedesca, i testi possono essere utilizzati anche nelle parti francofone e italofone del Paese. Tutti i browser Internet più comuni offrono funzioni di traduzione che consentono di tradurre in modo affidabile nella lingua desiderata non solo i titoli dei casi, ma anche l’intero testo delle segnalazioni. Per consentire la consultazione delle segnalazioni originali nella lingua in cui sono state redatte, si è volutamente rinunciato alla traduzione automatica.
Quanto tempo richiede l'inserimento delle segnalazioni in CIRRNET?
Per inoltrare le segnalazioni raccolte a livello locale a CIRRNET sono generalmente sufficienti due o tre clic del mouse, poiché la maggior parte dei fornitori ha integrato le relative funzionalità nel proprio software CIRS. Le strutture che utilizzano sistemi programmati internamente senza tali possibilità possono inserire le loro segnalazioni tramite upload di file. Non è quindi necessario inviare le segnalazioni singolarmente o redigerle due volte.
È possibile tracciare cosa succede alle segnalazioni inoltrate?
CIRRNET adotta l’approccio di considerare i singoli rapporti sugli eventi in modo isolato solo in casi eccezionali. Le segnalazioni ricevute vengono invece raggruppate in aree tematiche e problematiche. Pertanto, di norma non è possibile garantire la tracciabilità diretta. Tuttavia, nei Quick-Alert, nelle Quick-Info, negli Incident Talk, negli incontri di rete o nei seminari CIRRNET è spesso possibile riconoscere a quali segnalazioni si riferiscono le rispettive dichiarazioni. In questo modo è possibile, almeno indirettamente, tracciare l’utilizzo delle singole segnalazioni.
È possibile dedurre dal CIRRNET in quali settori si verificano eventi con particolare frequenza?
La frequenza e la distribuzione delle segnalazioni CIRS sono soggette a molti fattori che sono difficili da valutare anche a livello locale. Non è quindi possibile dedurre dalla distribuzione di queste segnalazioni di errore la frequenza degli eventi effettivamente verificatisi. Ciò vale in misura maggiore per le segnalazioni inoltrate a CIRRNET. Di conseguenza, la Fondazione Sicurezza dei pazienti Svizzera non ritiene possibile effettuare valutazioni di questo tipo sulla base dei contenuti della banca dati CIRRNET.
Publikation 1
Publikation 2
Download 1
Download 2
Contatto
Helmut Paula
Responsabile CIRRNET
+41 43 244 14 84
paula@patientensicherheit.ch
Carmen Kerker
Collaboratrice scientifica
+41 43 244 14 93
kerker@patientensicherheit.ch
Andrea Leibold
Collaboratrice scientifica
+41 43 244 14 83
leibold@patientensicherheit.ch
Informazioni su CIRRNET
Sicurezza dei pazienti Svizzera gestisce CIRRNET dal 2006. La registrazione centralizzata di segnalazioni CIRS particolarmente rilevanti persegue l’obiettivo di individuare campi